最近有粉絲問，我們公司經常買辦公用品，比如常用的文件袋、打印紙等，偶爾還會添置辦公椅，金額從幾十到幾百不等，應該如何記賬呢？比如辦公椅，計入固定資產和計入低值易耗品有什么區別？

粉絲有這個疑問，說明對辦公用品常計入辦公用品、固定資產和低值易耗品這幾個分錄的概念區分不了。

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基本概念

理論上來說，辦公用品都是為了正常辦公而添置的，都可以計入辦公用品。但在實際操作中，辦公用品的范圍實在是太寬泛了，“一刀切”地都計入辦公用品，肯定是行不通的。在實務中，辦公用品一般都用用來確認企業的行政管理活動中需要消耗的辦公用品。

而其他的辦公用品，則根據用途、預估使用期限等，進行細分后再入賬。其中，固定資產、低值易耗品就是其中的兩個常用的科目。

固定資產通常指企業為了生產產品、提供勞務、經營管理等持有的、使用壽命超過1年的有形資產。

單個價值在10元以上、2000元以下，或使用期限低于1年的、不計入固定資產的勞動資料，一般稱為低值易耗品。低值易耗品與包裝物一樣，記在周轉材料科目下。

在新會計準則中，沒有對固定資產的價值給出一個明確的標準，這也就是大家在實務中感到與“低值易耗品”難以區分的原因。

不過，“低值易耗品”具有“易損耗”的特征，因此，從使用期限上來看，固定資產一定是比“低值易耗品”耐用的，因此，從使用期限上來判斷應該計入“低值易耗品”還是“固定資產”會更加地直觀。

02

購買辦公用品如何做賬？

了解了這幾個概念的區別之后，我們再來看看常見的辦公用品應該計入哪個科目。

例如會計網的員工在日常工作中常用到紙、筆、文件袋、檔案袋等單價比較小的辦公用品，可以計入管理費用中。

會計分錄：

借：管理費用-辦公用品

貸：庫存現金/銀行存款

不超出2000元或使用周期不足一年的辦公用品，如飲水機、辦公桌椅等，應該計入“周轉材料—低值易耗品”科目核算。

同時，因為低值易耗品價值比較低低，同時使用周期短，所以需要將它們的價值攤入產品成本，轉入管理費用。

會計分錄：

購買時：

借：低值易耗品

貸：銀行存款/現金

攤銷時，一次性攤銷，也可以分幾個月平均攤銷：

借：管理費用

貸：低值易耗品

而像打印機、辦公電腦等價值較高、使用周期比較長的辦公用品，則可以計入“固定資產”。

會計分錄：

借：固定資產

貸：庫存現金/銀行存款

好啦，說完辦公用品的記賬問題后，接下來再來說說大家都比較關心的開票問題。

03

購買辦公用品如何開票？

先來看看官方關于開票的規定：

從上述規定可以看出，購買辦公用品時，不管金額大小，都應該列出實際購買的物品和實際金額。如果數量較少，則在發票上直接列出明細，如果數量較多，則需要開具增值稅專用發票清單。

在辦公用品的購買以及賬務處理中，需要注意以下兩個方面：

1.不得將購買辦公用品的以外的支出列為辦公用品

由于辦公用品的發票是可以抵扣進項稅額的，而且還可以在企業所得稅前全額扣除。有些企業就動了歪心思，將一些不能抵扣進項稅額，或企業所得稅稅前扣除會受到扣除比例的限制的支出開成辦公用品，例如“集體福利支出”，而這明顯是“虛開發票”的行為，稅務機關稽查時，如果被發現的話，不但要補繳稅款，甚至還要被罰款。簡直得不償失，希望各位會計人一定要按照實際發生的業務來開具發票。

2.個人墊資購買辦公用品時，一定要注意數額和轉賬方式

在實際工作中，不少公司會出現由員工墊資先購買辦公用品，過后再回公司報銷的情況。雖然這是很多公司的常見做法，但如果數額較大，則有可能會被人為這是一種利用辦公用品發票抵薪、進行偷逃個稅的做法，所以建議各位會計人最好跟公司同事說明，如果是超出1000元的支出，要先通知公司財務，直接從公戶轉賬，或者從公司的備用現金中，通過支付寶或微信轉賬之后，再進行支付，以免產生不必要的麻煩。

以上就是關于辦公用品的賬務處理等相關處理啦，辦公用品是一個很常見的支出，但如果支出不合理或賬務處理不當，則很容易引起稅務機關的注意，因此，大家一定要花點心思，認真學習一下~

文章來源：財會人俱樂部